酒店前台电讯及邮件的接收

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电讯及邮件的接收

(一)简介:

          邮件的种类,大约可分为电讯、电报、信件、挂号信、包裹。

a)电讯:

由订房部主任或其他前堂部人员从电讯机取下,交与总台发送。

b)信件:

每天由邮务员直接交与总台。

c)电报、挂号信及包裹:

电报及挂号信是由邮务员送达总台,一般都要总台接待员在收据上签收,由于包裹之体积较大,是由行李部签收及暂存,再与总台联系,送发收件人,因此,在接收电报、挂号信及包裹时,应先察阅有否此人在酒店进住或订房。



(二)处理邮件的基本规则:

      1、不可拆阅或扔掉任何信件及包裹。

2、熟悉各部门主管的名字,不至与客人之信件混淆。

3、如收信时正发觉信件已破坏,应以铅笔在信面注明,以使其他同事知悉。



(二)程序:

1、总台在接收任何信件电讯时,都应在打时机下记录接收的日期及时间。

2、将邮件分为两类:一类是属酒店其他部门,另一类是酒店之住客。

3、将属同一部门的信件,用橡皮胶扎在一起,送交行李部,派发至部门的信箱(如属急件,应马上递交部门办公室)。

4、从总台的人名资料架上,查获住客之房号,并以铅笔在信面写上房号。

5、如属电报、挂号信,应在记录本上填写,以便客人签收。

6、用电话通知客人,请他前来总台取信,然后将信放在钥匙架内,如客人要求送到房间,可由行李员送上。

7、如不能接触客人,应填写信件通知书,此表一式两份,正本由行李员从门底送入客房,副本夹在信上,处于钥匙架上,待客人领取。

8、所在钥匙架上之普通信、口信便条及电讯,若在晚上十时客人仍未前来领取,总台便应到与行李部,由行李部填写送信记录,然后从客房门底送入。


四)收件人尚未搬入:

      若从订房资料架上,得知客人交在当天进住,如是团体客人,应将信件夹在团体订房记录文件上,交与总台员交信件放进所编排定的钥匙信封内,待团体搬入时,即时交与客人;如是散客,应将信件放好,并在订房记录卡上写上(有信件)或(有电讯)等字句,写上客人预定搬入之日期,并放在暂存邮件盒内。



(五)客人已迁出:

      1、 若得悉客人是当天迁出,应马上询问行李部,查看客人有否仍有行李暂放或仍未离开酒店,昼将信件交送客人。

      2、 若客人已经离去,可查看客人有否在离开前留下转邮地址,以便可以将信件转寄给客人。

      3、如信件在暂存邮件盒内放置十四天后仍不有转交客人,则应寄回给原寄者。



(六)处理寄回原寄者或转邮地址的信件程序:

      1、 信件不用再贴任何邮票。

2、 在信件收信人的地址上用原子笔划一斜线。

3、 用酒店专用章,在信的空位上盖章。

4、 如果信件是寄回给原寄者,可在图章的空位上,写(寄回原寄者)和(PLEASE  RETURN  TO  SENDER),中英并照。

5、 如果信件是寄去转邮地址(FORWARDING  ADDRESS),可用同样的图章在信的空白处盖章,然后把地址填写清楚。


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