接听电话留言规定

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1.       接听电话及留言

(1)     电话铃响三声之内接听;

(2)     用中英文报出自己的部门;

(3)     仔细聆听对方需求,如当事人不在,主动询问是否可以帮忙;

(4)     对方需要留言时,应仔细记录对方单位/部门、姓名、电话及留言内容,并向对方确认一遍。

2.       处理一般性留言

(1)     一般性留言内容必须在接听完电话后20分钟内记录到《市场营销部预订电话记录表》,注明接听人和通话时间;

(2)     当事人回办公室后,接听人有责任提醒当事人从留言本上获悉留言内容;

(3)     当事人获悉留言内容后,在《市场营销部预订电话记录表》上签字确认。

3.       处理紧急性留言

(1)     对于紧急性留言,接听人有责任在5分钟之内通知当事人;

(2)     如果无法联系当事人,立即通知值班人员,由值班人员代为处理;

(3)     值班人员代替处理后,要在《市场营销部值班记录本》上注明事情全部过程。


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