商务洽谈室的服务程序与标准

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                                                                                商务洽谈室.jpg

一、准备

根据洽谈室预订情况,在使用请前一小时做好准备;

1、检查电视机、录像机、投影仪等设备是否正常,检查白板、记录簿、笔等会议用品是否齐全;

准备足够的茶水、茶具等;

2、如果客人提出特殊要求,则应按要求办理。

二、迎接客人

1、 当客人走进商务洽谈室时,值班人员应立即起立向客人致意:“早上

/下午/晚上好,先生/女士/小姐,这边请”(Good morning/afternoon/

evening/,sir/Madam/miss, this way, please:

a.如果当时值班人员正在忙碌,应马上放下手上工作或示意其他值班人员接待该客人。

b.确实无法马上给客人提供服务时,应礼貌示意客人直接进入洽谈室稍候,之后应向客人讲:“对不起,让您久等了”。

2、引领客人进入洽谈室,讲:“请进”,并做手势示意。

a.值班人员先进洽谈室开灯,如果在白天应拉开窗帘,再回到门口请客人进入;

b.为主席位拉椅子,请客人入座。

三、为客人提供服务

1、为客人上茶;

a.客人入座后,按顺序为客人上茶或指定饮料,注意茶水只沏八分,茶杯下放杯垫,把手统一朝客人右手方向;

b.如果客人需要饮料,按其要求提前摆放;

c.按四人一壶开水的标准为洽谈室配备足够的开水和凉水,放在适当位置。

2、礼貌征询会议联络员有否其他事情。

告诉客人会议室设备放置位置和使用方法。

3、一切妥当后轻轻退出会议室,面向客人关上门,并告示客人有需求随时恭候。

四、会议中途服务

1、每半小时一次检查饮水是否充足,同时更换烟缸。

a.必要时为客人沏茶,注意用手势礼貌向客人示意;

b.进入正式开会的会议室时必须做到“三轻”,随手关门。

2、会议中途增加的糕点或其他小食品、饮品等应由值班员协助送入,根据客人要求摆放或分派。

3、如果会议中途有外人或电话来找,应由值班员入内请被找者出来面谈或听电话,以保证会议顺利进行。

4、客人会议中提出的商务需求或其他需求应尽量满足,确有难度应礼貌解释。

五、向客人道别

1、客人会议结束时,值班员应起立拉开门,微笑向客人致意:“先生/女士/小姐,再见”(Good-bye, Sir/Madam/Miss)。

值班员正忙时,应放下手头工作或示意其他值班员送别客人。

2、请客人签单或现付。

会议结束前将所有费用统计出来,征询客人付款方式,现付客人开启发票,记帐客人请客人在记帐单上签字,并在电脑上进行处理。

六、整理洽谈室

客人离去后,应在30分钟之内将洽谈室整理完毕;如果值班员正忙碌,洽谈室不能马上投入使用,可缓至值班员下班之前完成整理工作


标签: 程序标准

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