办公室五常法

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五常法的逻辑是经常维持工作现场的组织、整顿、清洁和规范,杜绝和减少浪费,提高工作效率。 除了强调环境管理外,五常法所蕴含的义意是改变员工的思想和行为本质,进而提升服务水平。在日本,五常法被普遍运用,人们认为这种管理法则不单改善工作环境,还可增加他们的工作满足感

 

Seiri Structurise常组织

Seiton Systematise常整顿

Seiso Sanitise 常清洁

Seiketsu Standardise 常规范

Shitsuke Self-discipline 常自律

1.  常组织

什么是常组织? 在现代工作世界,物品和信息泛滥,要增加效率,必需知道哪些东西该扔掉,哪些该保存,以及怎样恰当地保存以便将来很容易找到。

 

分层管理与分类工作 常组织的关键就是按物品/文件的使用程度来分类储存,目标是让你能在30秒内取出或者放回。

   判断物品我重要性及使用频率

   减少不必要的积压物品

   减少表格、总帐,减少不必要的混乱

   把物品放在恰当地方

   确保必要东西放在手头,将不需要的放在远处

   将需要的物品点清数量,扔掉其余不需要的东西

 

2.  常整顿

什么是常整顿? 常整顿的目的是设计一套人人都能理解的系统,使人们最快就可以取得所需的东西,用完后又可以最短时间内储存好。简单来说:把东西放在它该放的地方。

 

 贯彻把东西储存好

   每件东西采用统一的名称

   伶件东西有一个存放好的地点

   在物品上标明存放地点

   在存放地点也标明物品名称

   安全储存:重的东西放在底层

   存放高度:膝盖到人肩是最方便

   决定物品的最低存量,预先订购

   如有人外借物品,标明谁在使用及归还日期

 

整顿通告及宣传版

   通告和海报需给人有秩序感觉

   指定张贴地方,不随处乱贴

   每个公布板有清楚标签,如对外、活动、紧急等

   定时更新宣传海报

   清除黏贴标示的胶布

   所有通告从顶对齐,有秩序张贴

   海报用指定尺寸

   海报牢固地挂好,以免被风刮落

   留意放置海报的高度

 

3.  常清洁

什么是常清洁? 常清洁是整个组织的所有成员,上至总干事、下至清洁工人,一起来完成。最理想是划出每人负责清洁的区域,肩负起各自各的责任。最重要的是:在清洁工作的同时,也清理自己的头脑,让它有一种新鲜、清洁的感觉。

 

常清洁的格言

   不会使东西变脏

   不会乱地掉东西

   马上清理东西

   把掉下来的标示再贴上

   保持经常明亮我卫生运动

   进行卫生检查和纠正小问题

   清扫多数尚未曾注意到的地方

 

4.  常规范

什么是常规范? 透过视范管理,反复不断地坚持常组织、常整顿、常清洁的活动。

 

增强物品的视觉管理

   密封空间永不引起人们注意,常赊乱七八糟

   应尽量使用透明的盖子,使人看到内存甚么东西

   在文件柜的地方使用彩色符号

   贴上清晰的办公室或部门标志名牌

 

 张贴合适的标签

   利用标签,指明每项工具或物品的特质。这些标签可包括:

   标识标签:表示物品或工具的名称

   责任标签:表明为某工作负责的人

   安全标签:提醒人们要特别注意某些安全问题

   检验标签:贴上上年度检验的日期

   合格标签:贴上检验合格的标签

   位置标签:贴上物品应该存放的位置及方向

 

5.  常自律

什么是常自律? 常自律是指创造一个具有良好习惯的工作场所,教导每个人应该做事的方式,并让他们付诸实践。当每个人都拋弃坏习惯,养成良好习惯,遵守纪律便成为使工作顺畅的基本工具。

 

培养良好有纪律的工作习惯

   每个人养成遵守操作规程的习惯

   组织制定某种形式的纪律,如程序文件及工作指引等

   实践收拾对象和垃圾

   编写和遵守五常法手册

   以眼见为实 (seeing is believing) 为原则去检查工作环境


标签: 程序标准

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