资料信息管理规定

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1.       职责划分

(1)     资料保管人:文员;

(2)     文员负责保管资料为:酒店基本情况介绍、宣传小册子、餐饮促销资料、新产品简介、房价表、明信片、往来电传、传真、信件、各种报表、记事本、销售报表、客户档案、协议书、合同副本、电脑资料。

2.       建立索引

(1)     文员设立专门的资料档案柜,存放各种档案文书;

(2)     文员对各自负责资料根据一定索引顺序排列文档;

(3)     电脑存储的资料由文员负责建立索引。

3.       保管和使用

(1)     公用资料:不涉及酒店商业秘密的资料,如宣传册、产品介绍等,由销售经理从文员处领取、保管和使用;

(2)     销售经理拜访住店客人前,到文员处查阅客户资料;

(3)     预订员接受预订后,查询客史档案;

(4)     本部门人员查阅资料必须当日归还,不得复印;

(5)     外部门人员借阅有关资料,必须经过市场营销部总监批准,方可办理借阅手续,重要资料必须当天归还;

(6)      不得在部门电脑上设置软驱,开机密码由文员和经理负责掌握


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