资料下载  资料信息管理规定.docx

1.       职责划分

(1)     资料保管人：文员；

(2)     文员负责保管资料为：酒店基本情况介绍、宣传小册子、餐饮促销资料、新产品简介、房价表、明信片、往来电传、传真、信件、各种报表、记事本、销售报表、客户档案、协议书、合同副本、电脑资料。

2.       建立索引

(1)     文员设立专门的资料档案柜，存放各种档案文书；

(2)     文员对各自负责资料根据一定索引顺序排列文档；

(3)     电脑存储的资料由文员负责建立索引。

3.       保管和使用

(1)     公用资料：不涉及酒店商业秘密的资料，如宣传册、产品介绍等，由销售经理从文员处领取、保管和使用；

(2)     销售经理拜访住店客人前，到文员处查阅客户资料；

(3)     预订员接受预订后，查询客史档案；

(4)     本部门人员查阅资料必须当日归还，不得复印；

(5)     外部门人员借阅有关资料，必须经过市场营销部总监批准，方可办理借阅手续，重要资料必须当天归还；

(6)      不得在部门电脑上设置软驱，开机密码由文员和经理负责掌握。