(二)总经理办公室工作制度、岗位职责及工作规范程序

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(二)总经理办公室工作制度、岗位职责及工作规范程序

一、工作制度

★ 纪律制度

1、严格遵守酒店作息制度,不迟到,不早退,不旷工,严格请销假制度。

2、严禁在办公室内大声喧哗、闲聊、吃东西,非公事不得串岗。

3、严禁在办公室打扑克、睡觉、下棋或有赌博行为。

4、不得在办公室接待亲戚朋友。

5、严肃酒店纪律,不得向外界透露酒店机密。

6、爱护公物,如有遗失或故意破坏要严肃处理。

7、节约酒店能源,注意开空调时出入关门、关窗,人离灯熄,关电脑。

8、节约用水,不得在酒店内洗刷不属于办公用的物件或私人物品。

9、节约办公室用品,不要随意浪费纸张。

★ 安全制度

1、成立安全小组,设置安全负责人及安全员。

2、认真酒店制定的治安、安全、保卫工作防范能力。

3、加强“五防”教育,对立安全意识,增强防范能力。

4、办公室灭火器材放在指定位置,注意检查罐内气体存量及使用期。

5、积极配合保安部工作,严格执行保安条例。

★ 卫生制度

1、体质室内清洁,不乱丢烟蒂、废纸、杂物。

2、窗明几净,地面无杂物。

3、保持桌面整洁,不乱摆入,办公用品摆放整齐。

4、注意个人卫生,保持衣着整齐,在岗时要求化淡妆,着制服。

★ 会议制度

每周例会,总结本周工作情况,传达上级指示、精神,进行下周工作安排。

★ 培训制度

1、认真学习并熟记《员工手册》,规范办公室人员的行为。

2、适时进行酒店消防安全,培训,认识消防安全工作的重要性,防患于未然。

3、负责对新入职员工的培训工作。

4、定期请交管部门工作人员对驾驶员进行交通法规培训,以提高司机人员驾驶素质。

★ 印章使用管理制度

1、酒店的行政印章,适用于以酒店名义制发的各类文件、公函、报表等。由办公室主任负责保管。

2、使用酒店行政印章,须有总经理审批的“行政用章审批单”,并填写“用章登记本”,经办人签字后方能使用。

3、酒店办公室印章,适用于酒店内部行文,以办公室名义制发各种酒店规章制度、通知等。由办公室行政文员负责保管。

4、使用办公室印章,须有总经理审批的“下发文件审批章”,由办公室主任签批,做好用章登记后方能使用。

5、酒店行政主办公室印章由专人负责保管,未经领导批准不得擅自转交他人代管。

6、不得私自携带印章外出。如遇特殊情况,需报经领导批准。

7、不得私自在空白信笺、介绍信上加盖印章。如遇特殊情况,需报经领导批准。

★ 档案管理制度

1、文书档案,凡是反映酒店工作活动、具有查考利用价值的文件、材料,以及与外单位签订的各种合同均属文书档案归档范围。包括:酒店制订的各项规章制度,酒店与不相隶属单位协商工作中形成的有查考利用价值的文件、材料;酒店的正式行文,即上行文、下行文、平行文级单位发来的、与酒店业工作有关的、需贯彻执行的文件、材料等。

2、文书档案的整理本着文件材料形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系、区别不同价值、便于保管和利用的原则进行操作。

3、卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应排列,即批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;印件在前、定稿在后。

4、装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上背面的左上角与流水而号。

5、不装订的案卷,应卷内每份文件、材料的右下角逐件编写件号。

6、填写卷内文件目录及卷内备考,须用钢笔或签字笔填写,卷内目示放在卷首,卷内备考表入在卷尾。

7、卷内文件材料应去掉金属物,对破损的文件材料应裱糊整齐,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。

★ 保密制度

1、文件存入地点应安全保密,又便于利用的查考。

2、重要文件在酝酿、起草、修改、讲座过程中要注意保密。

3、各种草稿、讲座稿、未定稿注意保存。

4、重要文件不得随意带走。因公外出确需带出时,需经有关领导批准。

5、在公文处理的整个过程中,均不准无关人员接触,不得向无关人员泄露文件内容。

6、不得随意复印秘密文件,确因工作需要,应经有关领导批准后方可行。

★ 证照的管理制度

1、酒店的照包括:营业执照、机构代码证、国家税务登记证、地方税务登记证、特种待业经营证、道路运输许可证、卫生许可证、环保证、用工许可证等。

2、每年准时完成各种证的年审工作,保证证照的正常使用。

3、做好各种证照的管理工作,不得随意带离酒店。因公外出确需带出时,需经有关领导批准,并做好借用手续,登记在案,并督促经办人限期归还。

4、有关业务需提酒店证照复印件并加盖印章的,需经有关领导批准,登记在案,关复印件上注明“仅供办理XX之用”方能使用。

★ 文件收发制度

1、酒店文件的处理一般为登记、分办、批办、承办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等。

2、凡酒店的收文,由办公室签收登记;经理收文,由总经理办公室签收,属领导新收信件,一律交收件人亲自拆封。

3、文件登记后,根据总经理的批示,转交有关管理人员传阅,或需转交有关部门阅办者,由文员送交并请有关人员登记,签收。

4、阅读文件要按规定范围,秘密级以上文件须到总经理办公室阅读,均不可带出办公室,因工作需要借阅文件时,要办理手续,用完后及时退还,不准丢失。

5、实行文件催办制度,各部门或个人承办的文件,必须按规定期限办理,不准拖延积压,负责办理文件的人员,对着手处理的文件,要件件有落实,事事有下文,转办要及时,催办有结果,杜绝积压误事。

6、文件处理完毕,根据文出立卷,归档的规定,及时收公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

7、文件要根据店内文件、政府文件的不同、秘密级别的不同,办理存档、移交手续。

8、各级管理人员调动,调离工作时,应将文件资料清理、移交。

9、没有存查价值的文件,经过认真检查、鉴别后,由主管领导批准,总经理办公室定期销毁。


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